| ○ 鹿児島工業高等専門学校文書処理規則 |
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第１章 総則 （目的） 第１条 この規則は、鹿児島工業高等専門学校（以下「本校」という）における文書の処理 について必要な事項を定め、もって事務の適正、敏速かつ円滑な処理を計ることを目的 とする。 （定義） 第２条 この規則で文書とは、その内容が本校の所掌事務に係るもので、次の各号に掲 げるものをいう。 (1) 起案文書 (2) 組織名又は職名をあて名とする接受文書 (3) 組織名又は職名をもって発送する文書 （文書処理の促進） 第３条 文書の処理は、適正かつ迅速に行わなければならない。 ２ 職員は、出張及び休暇等で不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況を直属の長 に申し出なければならない。 （文書の取扱い） 第４条 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失し ないように注意しなければならない。 ２ 文書は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければな らない。 （文書処理の総括） 第５条 総務課長は、本校における文書の処理がこの規則の定めるところにより適正に行 われるよう、文書の処理に関する事務を総括する。 （文書の記号及び番号） 第６条 文書には、次のとおり記号及び番号を付すものとする。ただし、簡易な文書及び特 殊なものについては、省略することができる。 総務課総務係の所掌に属するもの 鹿高専総第 号 総務課人事係の所掌に属するもの 鹿高専人第 号 総務課企画係の所掌に属するもの 鹿高専企第 号 総務課財務係の所掌に属するもの 鹿高専財第 号 総務課用度係の所掌に属するもの 鹿高専用第 号 総務課施設係の所掌に属するもの 鹿高専施第 号 学生課教務係の所掌に属するもの 鹿高専教第 号 学生課学生係の所掌に属するもの 鹿高専学第 号 学生課寮務係の所掌に属するもの 鹿高専寮第 号 学生課図書情報係の所掌に属するもの 鹿高専図第 号 技術室の所掌に属するもの 鹿高専技第 号 ２ 文書の番号は、記号ごとに付し、毎年４月１日をもって更新する。 ３ 年度内に解決しない文書の往復については、前項の規定にかかわらずそれが完結に 至るまで同一番号を付するものとする。 第２章 文書の接受及び配布 （文書の接受） 第７条 第２条第２号に掲げる接受文書は、総務課総務係（以下「総務係」という。）におい て接受するものとする。 （接受文書の処理） 第８条 前条の規定により接受した文書は、第１０条第１項に規定するものを除き、総務係 において直ちに開封し、総務係長が点検のうえ主管係別に分類し、当該文書に受付年 月日、文書の記号及び番号を記入するとともに、文書件名簿（様式第１号）に所掌事項 を記入しなければならない。ただし事務連絡及び書簡等で簡易な文書と認められるもの については、文書の番号及び文書件名簿への所要事項の記入を省略することができ る。 （文書の配布） 第９条 前条の規定により処理された文書は、主管係長に配布し、文書件名簿に受領印を 徴するものとする。ただし、前条ただし書に規定する文書は、直接配布するものとする。 （特殊文書等） 第１０条 第７条第１項の規定により接受した文書で、親展文書、書留及び小包による郵 便物並びに電報については、特殊郵便物受渡簿（様式第２号）に所要事項を記入し、直 接名あて人に配布し、受領印を徴するものとする。 第３章 起案、合議及び決裁 （文書の処理） 第１１条 第９条の規定により文書の配布を受けた主管課長は、起案又は供閲により速や かに決裁しなければならない。 （起案の原則） 第１２条 起案文書は、原則として事案ごとに作成するものとする。 ２ 起案文書の表紙には特に定めるもののほか、所定の原義書（様式第３号）を用いるも のとする。 （起案文書の作成） 第１３条 起案文書の用字、用語及び書式は「公用文作成の要領」及び「公文書の書式と 文例」等によるものとする。 ２ 起案文書は、インキを用いて、かい書で正しく丁寧に書くように努めなければならない。 ３ 起案文書は、左横書きとする。ただし、特に縦書きの必要があるものについてはこの 限りでない。 ４ 起案者が起案文書を訂正したときは、その箇所に押印しなければならない。 ５ 起案文書には、必要に応じ、関係資料を添付しなければならない。 ６ 起案文書のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書きの起案文書は右とじとし、縦書きの 関係資料が添付されているものは、右とじとすることができる。 （起案文書の区分） 第１４条 起案文書には、当該文書の内容を区分する次に掲げる語句を件名の後ろに括 弧書きする方法により、明示しなければならない。 通 達 法令その他権限に基づいて発する文書 通 知 通達以外のもので事実の通知に関する文書 依 頼 依頼に関する文書 照 会 照会に関する文書 回 答 回答に関する文書 報 告 報告に関する文書 申 請 申請に関する文書 上 申 人事の上申に関する文書 許 可 許可に関する文書 承 認 承認に関する文書 協 議 官公庁に関する協議に関する文書 制 定 規則、規程等の制定に関する文書 証 明 組織名、または個人名による事実の証明に関する文書 供 閲 供閲に関する文書 伺 い 伺いに関する文書 事務連絡 事務的な連絡文書 （供閲） 第１５条 起案を要しない文書は、適宜の方法により、関係者に供閲するものとする。 ２ 起案を要する文書のうち、あらかじめ上司の指示を受ける必要があるか、又は事前に 関係者の閲覧に供することが適当と認められる文書については、供閲することができ る。 （合議） 第１６条 起案文書の内容が、他の課係等に関係がある場合には、これらの課係等に合 議しなければならない。ただし、その内容が他の課係等に連絡することをもって足りると きは、合議を省略することができる。 ２ 起案者は合議しようとするときは、原義書の合議欄に合議先の課長、係長等の職名を 記入しなければならない。 ３ 第１項の規定により、起案文書の合議を受けたときは、遅滞なく処理しなければならな い。 （合議文書の訂正） 第１７条 合議を受けた起案文書（以下「合議文書」という。）について、訂正を要すると認 めるときは、起案者と協議しなければならない。 ２ 合議文書を訂正したときは、訂正個所に押印し、または原義書の備考欄にその旨を記 入しなければならない。 ３ 合議の結果、起案の趣旨に著しい変更があったとき、又は合議文書が廃案になったと きは、起案者は、その旨を合議先に連絡しなければならない。 （至急文書の処理） 第１８条 至急文書は、原議書の右上辺に赤紙の付せんを貼付し、他の文書に優先して 処理しなければならない。 ２ 至急文書は、必要により持ち回りによって処理することができる。 （秘密文書） 第１９条 秘密文書の作成、回付、浄書、照合及び保管に当っては、その秘密が漏れない ように努めなければならない。 （秘密文書の表示） 第２０条 秘密文書には、前条の区分に従って当該文書にその旨を表示しなければならな い。 ２ 秘密文書を回付するときは、主管課長又は主管課長の指定する者が封筒に入れて持 ち回りしなければならない。 （名義及び決裁） 第２１条 文書の名義及び決裁については、別に定める。 （文書の施行日） 第２２条 起案文書の施行の日は、決裁を受けた日とする。ただし特別の理由があるもの については、この限りでない。 第４章 浄書、照合及び発送 （発送文書） 第２３条 決裁を終えた文書で発送を要する文書（以下「発送文書」という。）は、総務係に おいて文書件名簿に所要事項を記入するとともに、原議書に文書の記号及び番号を記 入しなければならない。 （浄書及び照合） 第２４条 発送文書の浄書、印刷及び照合は、起案係が行うものとする。 （公印の押印） 第２５条 発送する文書は、文書担当の係において、公印を押印しなければならない。た だし、軽易な文書については、「公印省略」と記載することにより公印の押印に代えるこ とができる。 ２ 発送文書に公印を押印する場合は、鹿児島工業高等専門学校公印規則第１１条 の規定によるものとする。 （総務係における点検） 第２６条 総務係長は、公印押印の際に、文書に誤字、脱字、その他公文用語として著しく 不適当なものを発見したときは、起案者に連絡して訂正することができる。ただし、重要 事項にわたるときは、上司に報告してその指示を受けなければならない。 （発送） 第２７条 発送文書は、起案者が発送準備を行い、原議書及び郵便発送票（様式第４号） とともに総務係に提出し、総務係が発送するものとする。 ２ 文書の発送を終ったときは、原議書に発送年月日を記入し、起案者に返付するものと する。 （文書の完結） 第２８条 文書は、当該文書の案件の処理を終ったときをもって完結するものとする。 第５章 その他 （文書の管理） 第２９条 完結した文書の管理に関する事項は、別に定める。 （雑則） 第３０条 この規則及び他の法令に定めるもののほか、文書の処理に関して必要な事 項は、校長が別に定める。 附 則 １ この規則は、昭和６３年４月１日から施行する。 ２ 鹿児島工業高等専門学校文書管理規程（昭和４８年４月１日）は、廃止する。 附 則 この規則は、平成４年４月１日から施行する。 附 則 この規則は、平成１３年４月１日から施行する。 附 則 この規則は、平成１５年１月２８日から施行する。 附 則 この規則は、平成１６年４月１６日から施行し、改正後の鹿児島工業高等専門学校文書 処理規則の規定は、平成１６年４月１日から適用する。 附 則 この規則は、平成１８年４月２１日から施行し、平成１８年４月１日から適用する。 附 則 この規則は、平成１９年４月２０日から施行し、平成１９年４月１日から適用する。 附 則 この規則は、平成２２年４月１日から施行する。 |
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